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Numérisation de la chaîne de l’état civil : deux temps pour aller de l’avant !

1.       Moderniser et sécuriser la gestion des actes d'État Civil grâce à la numérisation

La disparition d’un registre d’état-civil (dégradation, vol, incendie…) est une perte inestimable, pour la mairie comme pour les citoyens. La numérisation représentant une grande sécurité car elle permet de disposer d’une copie de l’ensemble de des actes, disponible en lieu sûr. De plus, la numérisation permet de gagner du temps au quotidien car il ne s’agit pas d’un simple « scan image », mais bien d’une numérisation complète, avec métadonnées et centralisation des données dans le logiciel d’état civil. Elle facilite ainsi la gestion courante. Un gain considérable face au temps perdu à la recherche de documents, à la manipulation des registres, à la re-saisie d’actes…

En 2017 Soluris a créé un groupement de commandes national avec cinq autres structures de mutualisation afin d’obtenir les meilleures conditions pour ses communes adhérentes

Résultat : un marché attribué à un acteur de référence, la société française Numérize, et des tarifs très négociés (environ 50% de réduction sur les prix généralement constatés) :

  • Pour les communes équipées du logiciel Cyan : 0,50 € / acte + forfait de 340 €
  • Pour les communes équipées du logiciel Littera : 0,50 € / acte (+0,12 € / acte au-delà de 5000 actes) + forfait de 927 €
  • Pour les communes équipées d'un autre logiciel : 0,50 € / acte + le coût d'intégration de l'éditeur

Le projet est maintenant lancé, Soluris accompagne les 28 premières communes intéressées par cette dématérialisation à coûts très compétitifs

Trois premières campagnes de numérisation, sur trois territoires, ont été planifiées :

  • NORD 17 :            du mardi 03 au vendredi 06 avril              à la mairie de Genouillé
  • CENTRE 17 :       du lundi 09 au vendredi 13 avril                dans les locaux de Soluris
  • SUD 17 :               du lundi 09 au vendredi 13 avril                à la mairie de Jonzac

Ainsi 103 953 actes seront numérisés lors de cette première vague


                      Cliquez sur l'image pour lancer la vidéo

Après l’acte de numérisation, le traitement et l’indexation des images par Numérize, Soluris effectue l’intégration des actes d’état civil dans le logiciel d’état-civil de la commune et vérifie une dernière fois un échantillon. Soluris s’engage aux côtés de ses adhérents en tant que gestionnaire du projet, à sécuriser et à vérifier chaque étape de la prestation.

2000 communes en France sont concernées par le groupement de commandes, pourquoi pas vous ? Ainsi vous pourrez dire, vous aussi : « Yes ! We Scan ! » 

 

2.       Échanger ses données d’état civil de façon simple et sécurisée

COMEDEC (COMmunication Électronique des Données de l’État Civil) est un dispositif majeur de l’action de modernisation de l’État, mis en œuvre par le Ministère de la Justice avec l’appui technique de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Ce mode d’échange des données de l’état civil est source de simplification pour l’usager et de sécurisation des données d’état-civil. En effet, l’usager n’a plus à produire son acte d’état civil lors d’une démarche administrative. L’administration, ou le notaire, adresse directement une demande numérique à la commune. Ce nouveau procédé permet de lutter contre la fraude.

Dès 2016, Soluris avait été sollicité par le Ministère de la Justice pour expérimenter la généralisation du dispositif COMEDEC et les communes de Charente-Maritime avaient été encouragées par la Préfecture à s’y raccorder.

Les échanges COMEDEC, qui concernaient tout d’abord les actes de naissance, ont été étendus  aux actes de décès et de mariage, et concernent ainsi toutes les communes.

Cette solution leur permet de :

  • limiter l’affluence au guichet
  • réduire le volume des courriers entrants
  • réduire les coûts d’affranchissement
  • optimiser le suivi des demandes
  • réduire progressivement le traitement multicanal des demandes (guichet, courrier papier, courriel, formulaire en ligne)

Alors vous aussi, passez au dispositif COMEDEC !

 

 

PS : En cas de questions ou de besoin de contact sur le sujet : projets[at]soluris.fr