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Gérer votre courrier de façon automatisée !

Soluris prépare pour ses adhérents une offre complète de gestion et d'organisation de l’information administrative

Par l’automatisation des processus en place dans l’organisation, elle permettra d’optimiser l’efficacité de la gestion du courrier tout en diminuant le coût de cette activité

Dans notre monde devenu « numérique », les communications sont de plus en plus dématérialisées. Les correspondances prennent des formes variées : lettres papier, courriels, formulaires web, messages de réseaux sociaux… Gérer ces flux est un défi car les canaux de traitement se sont multipliés, augmentant la difficulté de suivi

La solution choisie par Soluris (MAARCH) proposera des fonctionnalités de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion Électronique de Courriers (GEC)

  1. Réception, indexation et qualification : quelle que soit la méthode de numérisation ou d'acquisition du courrier (papier ou courriel), il sera qualifié et l'indexé à partir d'un écran unique présentant à la fois le courrier numérisé et le formulaire d'indexation
  2. Circulation : en fonction de l'objet du courrier, un service traitant sera définit en destinataire. Si celui-ci nécessite l’avis d’un autre service, il est transféré. Les relances sont automatisées et l’état de l’avancement de la réponse est accessible en moins de deux clics ! Les délais sont suivis, réduisant les soucis liés au Silence Vaut Accord
  3. Qualité de réponse : les réponses ou les courriers sortants peuvent être collaboratifs. Les modèles permettent de substituer automatiquement des champs prédéfinis. Les réponses peuvent être rédigées en mode web ou avec les suites bureautiques habituelles
  4. Validations et signatures : un parapheur électronique est intégré et permet de viser et signer les courriers, et ce, même via un smartphone
  5. Classement, recherche et archivage : les courriers sont classés, facilement retrouvable grâce à un moteur de recherche

Le traitement des courriers, qu’ils soient « papier » ou « courriels », sera ainsi suivi, tracé et supervisé. L’utilisation des navettes sera diminuée, les délais de traitement seront raccourcis et les coûts d’impression seront réduits !