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Actes d’état civil : campagne de numérisation

Depuis plusieurs années, Soluris organise tous les ans une campagne de numérisation des actes d’état civil.

Cette prestation permet, à partir des scans réalisés pour chacun de vos actes, de retranscrire et d’intégrer dans votre base de données toutes les informations des actes d’Etat Civil.

2021 va nous permettre de réaliser une quatrième campagne pour les communes qui le souhaitent. La phase de numérisation sur site se déroulera fin septembre / début octobre dans nos locaux.

Les avantages de la numérisation : simplicité et sécurité

En numérisant vos actes d’état-civil vous :

  • Évitez de manipuler vos registres ce qui peut les détériorer;
  • Bénéficiez d’une copie des documents, qui est précieuse en cas de sinistre affectant les registres (vol, détérioration);
  • Récupérez les données d’état-civil dans vos logiciels métiers (variable selon vos logiciels : nous contacter).

Les services d’un expert, à coût mutualisé

La numérisation est réalisée par notre prestataire Numerize, une référence au niveau national. Ses conditions financières ont été négociées par Soluris dans le cadre d’un groupement de commandes réalisé avec plusieurs homologues.

Si vous souhaitez vous joindre à cette campagne, merci de nous contacter via l'adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Ne tardez pas trop, afin de respecter les délais logistiques (notamment la demande de sortie de vos registres), nous prendrons en compte les commandes arrivées avant le 30 juin 2021.

 Vous souhaitez en savoir plus sur Numerize ?

 

Inclusion numérique : Soluris recrute deux conseillers numériques pour 9 communes volontaires

En 2020, l'État annonçait 250 millions d’euros afin de déployer 4 000 conseillers numériques sur l’ensemble du territoire national dans le cadre du plan France relance. L'objectif de ces conseillers : accompagner au quotidien les 13 millions de Français(e)s les plus éloigné(e)s du numérique dans la réalisation de leurs démarches en ligne.  La force du dispositif, la formation et la rémunération de ces médiateurs sont prises en charge par l'État.

9 communes de l’agglomération de Royan y ont vu une opportunité : Arvert, Breuillet, Chaillevette, La Tremblade, Les Mathes – La Palmyre, Saint-Augustin sur Mer, Saint-Palais-sur-Mer, Saint-Sulpice de Royan et Vaux-sur-Mer.

Étant adhérentes à Soluris, elles se sont rapprochées de notre équipe pour réaliser leur projet. Concrètement, Soluris va recruter 2 conseillers numériques qui seront mis à la disposition des communes pour proposer un service innovant et solidaire.

Les conseillers interviendront sur le terrain et aideront les usagers dans toutes sortes de tâches liées au numérique : rédaction d’un CV, apprendre à maitriser ses données personnelles, envoyer des nouvelles à un proche, suivre la scolarité de ses enfants, faire des démarches administratives en lignes, etc.

Vous souhaitez également disposer d’une aide pour recruter un conseiller numérique ? Retrouvez toutes les informations nécessaires sur ce site : https://www.conseiller-numerique.gouv.fr/aide-structure

Vous pouvez également nous adresser un mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Protection des données personnelles : s’améliorer grâce au RGPD

Soluris est le « délégué mutualisé à la protection des données » de 530 collectivités. Cette année, nous vous proposons de franchir une étape supplémentaire dans votre mise en conformité au RGPD sur 3 points :

  • La mise à jour de votre registre des traitements de données personnelles,
  • Ajouter les mentions obligatoires sur tous vos documents,
  • Vous organiser pour permettre aux citoyens d’exercer leurs droits.

Une méthode inédite, à distance 

En 2018 et 2019, nous avions organisé 200 réunions de terrain pour 250 élu(e)s et plus de 500 agents. Au vu du contexte sanitaire actuel, nous avons dû nous adapter et proposer, pour la première fois, une formation totalement à distance. Pour vous permettre d’avancer dans votre mise en conformité, des webinaires et de courtes vidéos pédagogiques seront à votre disposition.

L’avantage des vidéos ? Vous disposerez de ces ressources à tout moment et en illimité, pour avancer à votre rythme. Quant aux webinaires collectifs, ils permettront d’échanger avec d’autres collectivités et de poser vos questions à nos formateurs RGPD.

« le format court est parfait et le webinaire est très clair »

Les collectivités de la Communauté de communes du Canton de Gémozac et de la Saintonge Viticole ont été les premières à tester ce nouveau dispositif. Le jeudi 29 avril s’est tenu le premier webinaire de formation. Au programme : un rapide retour sur les fondamentaux du RGPD, la présentation de la méthode et du rétroplanning des actions à mener. Les retours des participants sont positifs : « le format court est parfait, le webinaire est très clair ». 

N’hésitez pas à consulter notre page dédiée au RGPD en suivant ce lien.

L’île d’Oléron pionnière de la mutualisation numérique avec Soluris

Le jeudi 29 avril, les collectivités de l’île d’Oléron et Soluris se sont réunis pour célébrer les 1 an du dispositif : « Conseiller numérique de proximité ». Ce nouveau service proposé par Soluris facilite l’utilisation du numérique au quotidien par les utilisateurs et permet de développer de nouveaux services pour les citoyens. 

Les 8 communes de l’île d’Oléron et la Communauté de Communes ont engagé depuis plusieurs années des partenariats forts pour avancer ensemble sur des sujets complexes 

Michel Parent, président de la CdC commente : « Aujourd’hui, nous vivons dans l’ère du numérique. Dans la vie quotidienne, au travail comme à la maison, tout s’organise, se prépare, se commande en un clic via son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Les 8 communes de l'île d'Oléron et la Communauté de Communes l’ont bien compris et sont engagées dans la transformation numérique (dématérialisation des documents, signature électronique, télétravail, logiciels connectés, etc.). Dans ce contexte, l'accompagnement par des professionnels de l'informatique est incontournable. Notre partenariat avec Soluris, syndicat expert en informatique, est un gage de qualité des prestations du service public. » 

Après un vaste diagnostic des besoins numériques des différentes collectivités en 2019un partenariat s’engage et aboutit en 2020 à la création d’un poste de « Conseiller numérique de proximité » proposé par Soluris. 

L’objectif : un nouveau service partagé entre collectivités pour faciliter l’utilisation du numérique au quotidien et développer de nouveaux services au bénéfice de tous. 

Après une année d’expérimentation …et de crise sanitaire, ce dispositif a fait ses preuves dans un contexte où, entre dématérialisation et télétravail généralisés, le numérique est devenu encore plus indispensable ! 

Un service devenu indispensable 

Depuis un an, les collectivités ont déjà fait près de 1.000 demandes d’assistance. 75 % d’entre elles sont résolues en moins de 24 heures et 100% des retours sont positifs. 

Cette réactivité s’explique par la présence du conseiller sur site mais également par ses connaissances du terrain. En tant qu’interlocuteur privilégié, il connaît les différentes structures ce qui lui permet d’anticiper les problèmes que peuvent rencontrer les collectivités. Il peut alors proposer des solutions adaptées et personnalisées. Y compris pour des opérations exceptionnelles comme récemment pour l’équipement du centre de vaccination. 

Pour Céline Viollet, Présidente de Soluris, cette proximité est importante : « Nous souhaitons être au contact de nos adhérents et travailler à l’échelle des territoires pour imaginer ensemble des réponses innovantes. L’objectif est de régler les problématiques quotidiennes et de développer des nouvelles prestations numériques au service du citoyen. Cette collaboration est prometteuse et stimulante, nous envisageons de la déployer sur d’autres territoires. » 

En effet, pour l’instant le dispositif n’est présent que sur l’île d’Oléron mais au vu de ces résultats, il est prévu de le développer ailleurs en Charente-Maritime. 

DES FINANCEMENTS POUR LA DÉMATÉRIALISATION DE L’URBANISME

Dès le mois de mai, les collectivités qui souhaitent mettre en place la dématérialisation des demandes d’autorisation d’urbanisme et leur instruction pourront bénéficier d’une aide de l'État.

Au 1er janvier 2022, l’ensemble des communes devront être en capacité de recevoir sous forme électronique les demandes d’autorisation d’urbanisme.

Celles de plus de 3500 habitants devront également assurer leur instruction par voie dématérialisée. Le ministère de la transformation et de la fonction publique souhaite accélérer le déploiement de la dématérialisation de ces demandes et leur instruction dans les collectivités. 

Pour répondre à ces exigences réglementaires, nous proposons à nos adhérents de s’équiper d’un guichet unique d’autorisation d’urbanisme (GNAU).

Les centres instructeurs (organismes en charge de l'instruction des autorisations d'urbanisme) qui dématérialisent pourront bénéficier d’une aide financière à hauteur de 4000 € augmentée de 400 € par commune rattachée, dans la limite de 30 communes soit 16000 €. Les communes déjà équipées peuvent également prétendre à ce financement. 

Le guichet unique d’autorisation d’urbanisme (GNAU) a déjà été déployé dans plusieurs collectivités notamment à la Communauté de Communes du Bassin de Marennes et à la Commune de Saint-Pierre d’Oléron. Il s’agit d’une réelle avancée.

Les avantages sont nombreux pour les pétitionnaires (citoyens ou professionnels de la construction) : gain de temps, économies liées à l’impression et l’affranchissement, possibilité de suivre en direct l’évolution de sa demande. Ils disposent également d’un meilleur accompagnement grâce à l’assistance en ligne proposée par le guichet numérique, ce qui permet aussi de réduire les rejets de dossiers et les possibles contentieux. Quant aux administrations, elles bénéficient d’une meilleure traçabilité des dossiers et de coordination entre les services devant rendre un avis. 

Intéressés par dispositif ? N’hésitez pas à contacter notre équipe à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.